Privacy

Harmonie Verenigde Vrienden Hemiksem VZW hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en privacy.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Harmonie Verenigde Vrienden Hemiksem VZW houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Harmonie Verenigden Vrienden Hemiksem VZW zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Harmonie Verenigde Vrienden Hemiksem VZW
Gemeenteplaats 24
2620 Hemiksem
info@harmoniehemiksem.be
GSM: 0474/27 48 04 (Marina De Pauw)

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden voor Harmonie Verenigde Vrienden Hemiksem VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Harmonie Verenigde Vrienden Hemiksem VZW
• Voor de verzekering die via Vlamo afgesloten wordt voor al onze leden en logistieke medewerkers
• Het versturen van nieuwsbrieven en informatie over onze vereniging
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:
• Persoonlijke identiteitsgegevens: Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken: geboortedatum
• Muzikale kenmerken: instrument, datum vanaf wanneer lid bij een vereniging

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Voorts worden op onze activiteiten ook foto's genomen. Deze foto's worden beschikbaar gesteld op onze website en kunnen gebruikt worden voor marketing doeleinden. Indien je niet wil dat foto's van jou (of je kind) hiervoor gebruikt worden is het voldoende dit schriftelijk te laten weten.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
• Het verzorgen van de internet omgeving (Servage.net en Argeweb.nl);
• Het verzorgen van IT-infrastructuur (oa. VPS op Argeweb.nl)
• Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen (Mailchimp.com)
• Het verzorgen van verzekeringen via Vlamo

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegeven delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

Harmonie Verenigde Vrienden Hemiksem VZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Gegevens van leden die zich uitschrijven uit onze vereniging worden maximaal 5 jaar bijgehouden, dit om de afhandeling van administratieve en interne zaken te kunnen garanderen. Gegevens verstrekt door personen voor het bezoek aan een concert worden 5 jaar bewaard.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
• Alle personen die namen Harmonie Verenigde Vrienden Hemiksem VZW van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen hiervoor.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Indien u bepaalde gegevens wenst te verwijderen uit ons systeem dient u er rekening mee te houden dat het verwijderen van bepaalde gegevens als gevolg kan hebben dat u geen lid meer kan zijn van de vereniging.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegvens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging Privacy statement

Harmonie Verenigde Vrienden Hemiksem VZW kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website en via e-mail. De laatste wijziging gebeurde op 3 december 2018.